Funkcjonowanie

Organy spółki

Cechą charakterystyczną spółki z o.o. jest to, że posiada ona swoje organy. Jest to konsekwencją faktu, że spółka z o.o. jest osobą prawną. Zgodnie bowiem z przepisami prawa osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie oraz w opartym na niej statucie. Warto podkreślić, że działanie organu spółki z o.o. uważane jest za działanie samej spółki. Jeżeli więc zarząd spółki z o.o. podpisuje określoną umowę, to z punktu widzenia prawa działa spółka, a nie zarząd (nie stanowi on żadnego odrębnego od spółki podmiotu, jak to ma miejsce np. w przypadku pełnomocnika).

W spółce z o.o. działają zawsze dwa organy: zarząd i zgromadzenie wspólników. Dodatkowo możliwe jest, a niekiedy obowiązkowe, powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.

Zarząd

Zarząd spółki jest organem zarządzającym spółką i reprezentującym ją na zewnętrz. Z tego powodu określany jest jako organ „menedżerski”.

Zarząd może być jednoosobowy albo wieloosobowy przy czym prawo nie ogranicza teoretycznie liczby członków zarządu. Do zarządu mogą być powołane osoby zarówno spośród wspólników jak również spoza ich grona.

Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Dodatkowo do zarządu nie można powołać osoby, która w okresie pięciu lat przed powołaniem została prawomocnie skazana za określone przestępstwa gospodarcze. Członkiem zarządu nie może być także osoba, która została skazana dawniej, lecz od zakończenia odbywania kary nie minęły jeszcze trzy lata.

Zasadą jest, że członków zarządu powołują i odwołują wspólnicy w drodze uchwały. Jednakże w umowie spółki można przewidzieć w tym zakresie odmienne reguły, np. przyznać te uprawnienia radzie nadzorczej, jeżeli istnieje w spółce, albo też tylko jednemu ze wspólników. W praktyce istotne jest, że odwołanie członka zarządu co do zasady może nastąpić w każdym czasie (umowa spółki może jednak przewidywać odmienne zasady w tym zakresie).

Skutek powołania i odwołania członka zarządu następuje z chwilą podjęcia decyzji przez właściwy organ (np. podjęcia uchwały przez wspólników). Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego ma w tym zakresie jedynie charakter deklaratoryjny, tzn. że tylko potwierdza powołanie albo odwołanie członka zarządu.

Powołanie członka zarządu nie powoduje nawiązania z nim żadnej umowy (o pracę, zlecenia lub tzw. kontraktu menedżerskiego). Skutkiem powołania jest powstanie wyłącznie stosunku organizacyjnego. Nie ma jednak przeszkód, aby z osobą powołaną na członka zarządu zawrzeć dodatkowo umowę dotyczącą wykonywania przez niego funkcji członka zarządu lub sprawowania funkcji dyrektora w zarządzanym przez niego przedsiębiorstwie spółki. Należy jednak pamiętać, że mamy wówczas do czynienia z dwoma, co do zasady niezależnymi stosunkami prawnymi. Oznacza to, że nawet jeżeli umowa o pracę z członkiem zarządu przewiduje trzymiesięczny okres wypowiedzenia, to i tak może on być odwołany z funkcji członka zarządu w każdym czasie.

Każdy członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, jeżeli można mu przypisać winę. Istotne jest przy tym, że członek zarządu obowiązany jest działać z podwyższoną starannością wynikającą z zawodowego charakteru działalności zarządcy spółki. Nie wystarczy więc w tym zakresie dochowanie zwykłej należytej staranności właściwej dorosłym osobom.

Dodatkowo członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako: (1) wspólnik spółki cywilnej, (2) wspólnik spółki osobowej, (3) wspólnik (akcjonariusz) spółki kapitałowej posiadający co najmniej 10% udziałów albo akcji bądź prawo do powołania co najmniej jednego członka zarządu oraz (4) członek organu spółki kapitałowej lub innej osoby prawnej.

Rada nadzorcza i komisja rewizyjna

Rada nadzorcza i komisja rewizyjna są organami nadzorczo-kontrolnymi spółki z o.o. Ich powołanie jest co do zasady dobrowolne. Jednakże w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu (obydwa warunki muszą być spełnione łącznie) obowiązkowe jest powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Możliwe jest przy tym – zarówno w trybie dobrowolnym jak i obowiązkowym – jednoczesne powołanie obu tych organów.

Rada nadzorcza

Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników wyjaśnień, a także kontrolować majątek spółki.

Szczególnym obowiązkiem rady nadzorczej jest ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Dokumenty te rada nadzorcza bada pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym oraz księgami i innymi dokumentami spółki. Rada nadzorcza ocenia również wnioski zarządu dotyczące podziału zysku albo pokrycia strat. Z ocen tych rada nadzorcza składa sprawozdanie zgromadzeniu wspólników. Jeżeli przy tym w spółce powołana jest jednocześnie komisja rewizyjna, wówczas to ta komisja wykonuje te zadania (a nie rada nadzorcza).

W umowie spółki można dodatkowo przyznać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu.

Radzie nadzorczej, także na mocy postanowień umowy spółki, można powierzyć również w pewnym zakresie zarządzanie spółką (prowadzenie spraw spółki). Przykładowo umowa spółki może wprowadzać wymóg uzyskiwania przez zarząd zgody rady nadzorczej na dokonywanie określonych czynności.

Rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech członków.

Członkiem rady nadzorczej może być wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Dodatkowo do rady nadzorczej nie można powołać osoby, która w okresie pięć lat przed powołaniem została prawomocnie skazana za określone przestępstwa gospodarcze. Członkiem rady nadzorczej nie może być także osoba, która została skazana dawniej, lecz od zakończenia odbywania kary nie minęły jeszcze trzy lata.

Prawo przewiduje również szeroki zakaz łączenia innych stanowisk ze stanowiskiem członka rady nadzorczej. Nie może nim bowiem zostać członek zarządu, likwidator (w tym także członek zarządu i likwidator spółki zależnej), prokurent, kierownik oddziału lub zakładu, a także zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat.

Zasadą jest, że członków rady nadzorczej powołuje i odwołuje się mocą uchwały wspólników. Jednakże w umowie spółki można przewidzieć w tym zakresie odmienne reguły, np. przyznać te uprawnienia jednemu ze wspólników.

Skutek powołania i odwołania członka rady nadzorczej następuje z chwilą podjęcia decyzji przez właściwy organ (np. podjęcia uchwały przez wspólników). Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego ma w tym zakresie jedynie charakter deklaratoryjny, tzn. że tylko potwierdza powołanie albo odwołanie członka rady nadzorczej.

Każdy członek rady nadzorczej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, jeżeli można mu przypisać winę. Istotne jest przy tym, że członek rady nadzorczej obowiązany jest działać z podwyższoną starannością wynikającą z zawodowego charakteru działalności kontrolera spółki. Nie wystarczy więc w tym zakresie dochowanie zwykłej należytej staranności właściwej dorosłym osobom.

Komisja rewizyjna

Inaczej niż rada nadzorcza komisja rewizyjna nie sprawuje stałego nadzoru nad działalnością spółki, lecz powołana jest jedynie do okresowych działań związanych z zamknięciem roku obrotowego. Jej zadaniem jest bowiem ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym oraz księgami i innymi dokumentami spółki, a także ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia strat. Z ocen tych komisja rewizyjna składa sprawozdanie zgromadzeniu wspólników.

W spółce, w której nie ma powołanej rady nadzorczej, w umowie spółki można jednak rozszerzyć uprawnienia komisji rewizyjnej. Przykładowo można jej przyznać kompetencje do sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki (jak w przypadku rady nadzorczej).

Komisja rewizyjna składa się co najmniej z trzech członków, do których stosuje się te same zasady powoływania, odwoływania i działania, który obowiązują członków rady nadzorczej.

Zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest organem skupiającym wspólników i reprezentującym ich interesy, czyli organem „właścicielskim”. Obrazowo mówiąc, jest ono zebraniem wspólników, które zwoływane jest w sformalizowany sposób i które stanowi forum decydowania przez wspólników o najważniejszych sprawach spółki.

Zgromadzenie wspólników w określonym przez prawo zakresie zarówno zarządza spółką, jak również sprawuje pewne funkcje nadzorcze. Posiada ono w tym obszarze bardzo szerokie uprawnienia wyznaczane przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki, które zapewniają temu organowi możliwość podejmowania kluczowych decyzji. Z tego powodu określane jest ono jako najwyższy organ w spółce z o.o.

Co bardzo istotne z praktycznego punktu widzenia, w spółce z o.o. zasadniczo możliwe jest także podejmowanie przez wspólników uchwał bez odbycia zgromadzenia (takiej możliwości nie ma w spółce akcyjnej, gdzie wszystkie uchwały muszą być podejmowane w ramach walnego zgromadzenia). Może to odbywać się w dwojaki sposób. Po pierwsze, wszyscy wspólnicy mogą się podpisać pod uchwałą, która ma być podjęta (co wymaga jednomyślności). Po drugie, możliwe jest przeprowadzenie głosowania pisemnego, gdy wspólnicy na ogólnych zasadach oddają na piśmie głos „za”, „przeciw” albo „wstrzymujący się”. Takie tryby podejmowania decyzji (poza zgromadzeniem wspólników) możliwe są jednak wtedy, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę.

Podejmowanie przez wspólników uchwał poza zgromadzeniem nie dotyczy jednak wszystkich kwestii. W niektórych sprawach przepisy wyłączają ten tryb podejmowania decyzji. Dotyczy to np. zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za ubiegły rok obrotowy i podziału zysku, a także połączenia, podziału lub przekształcenia spółki.

Do spraw, które wymagają uchwały wspólników, należą m.in.:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowegospółki za ubiegły rok obrotowy,
2. udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
3. podział zysku za rok obrotowy,
4. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa spółki lub jego zorganizowanej części,
5. zbycie nieruchomości (o ile umowa spółki nie określa innej reguły),
6. połączenie, podział i przekształcenie spółki,
7. zmiana umowy spółki,
8. rozwiązanie spółki.

Jeżeli chodzi o siłę głosów wspólników, to oblicza się ją odmiennie w odniesieniu do udziałów o równej wartości nominalnej i odmiennie w odniesieniu do udziałów o nierównej wartości nominalnej.

Każdy udział o równej wartości nominalnej co do zasady daje jeden głos na zgromadzeniu wspólników lub przy podejmowaniu uchwał poza zgromadzeniem. Udziałom o równej wartości nominalnej można jednak przyznać w umowie spółki uprzywilejowanie w zakresie głosów, nie większe jednak niż trzy głosy na udział.

Przykład:

• kapitał zakładowy wynosi 5 tys. zł,
• wartość każdego udziału wynosi 50 zł,
• wspólnik A ma 40 udziałów o wartości nominalnej 50 zł każdy i o łącznej wartości nominalnej 2 tys. zł (40 x 50 zł),
• wspólnik B ma 60 udziałów o wartości nominalnej 50 zł każdy i o łącznej wartości nominalnej 3 tys. zł (60 x 50 zł),
• udziały wspólnika A są uprzywilejowane w zakresie głosu w ten sposób, że na każdy udział przypadają 2 głosy,
• udziały wspólnika A dają mu 80 głosów (40 udziałów x 2 głosy = 80 głosów),
• udziały wspólnika B dają 60 głosów (60 udziałów x 1 głos = 60 głosów).

W przypadku udziałów o nierównej wartości nominalnej na każde 10 zł wartości nominalnej takiego udziału przypada jeden głos. Umowa spółki może zmienić tę zasadę w ten sposób, że określi inna sumę, na którą przypada jeden głos, np. 1 zł albo 1.000 zł. Udziałów takich nie można jednak w żaden sposób uprzywilejować w zakresie prawa głosu.

Przykład:

• kapitał zakładowy wynosi 5 tys. zł,
• wspólnik A ma 1 udział o wartości nominalnej 2 tys. zł,
• wspólnik B ma 1 udział o wartości nominalnej 3 tys. zł,
• na każde 10 zł udziału przypada 1 głos,
• udział wspólnika A daje mu 200 głosów (2 tys. zł / 10 zł = 200),
• udział wspólnika B daje mu 300 głosów (3 tys. zł / 10 zł = 300).

Ogólnie więc o sile głosów w spółce z o.o. decyduje ilość lub wartość udziałów, czyli zasadniczo wartość wkładów wniesionych do spółki.

Zasadą jest, że uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, czyli gdy ilość głosów „za” (podjęciem uchwały) jest większa niż połowa głosów oddanych.

Od powyższej reguły przepisy prawa przewidują wyjątki, zastrzegając konieczność uzyskania surowszej większości dla spraw najbardziej istotnych dla spółki. Przykładowo: zmiana umowy spółki albo rozwiązanie spółki co do zasady wymagają uchwały podjętej większością dwóch trzecich głosów. Wspólnicy mogą w umowie spółki wprowadzić jeszcze surowsze warunki podejmowania uchwał. Nie mogą oni jednak wprowadzać warunków łagodniejszych niż przewidziane w przepisach prawa.

W pewnych sytuacjach uchwały zgromadzenia wspólników obowiązkowo powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwały o zmianie umowy spółki albo jej rozwiązaniu). Zasadą jest jednak protokołowanie uchwał w zwykłej formie pisemnej.

Natomiast w spółce z o. o., której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości. Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Uchwała taka jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej. W przypadku jej podjęcia wniosek o wpis do rejestru składany jest również za pośrednictwem systemu informatycznego.

Zarządzanie spółką (prowadzenie spraw spółki)

W wewnętrznej sferze funkcjonowania spółki z o.o. mamy do czynienia z podziałem obowiązków między trzy organy – zarząd, radę nadzorczą i zgromadzenie wspólników.

Zarządzanie spółką (w języku prawnym – prowadzenie spraw spółki) należy generalnie do zarządu. Prawo przewiduje w tym zakresie domniemanie kompetencji tego organu. Zarząd zarządza spółką z o.o. w zakresie, w jakim określonych spraw – mocą ustawy lub umowy spółki – nie przekazano do kompetencji zgromadzenia wspólników albo rady nadzorczej.

Regułą jest, że każdy członek zarządu ma ogólne prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki i bez uprzedniej uchwały zarządu może prowadzić bieżące sprawy spółki. Zasadniczo więc członkowie zarządu działają indywidualnie (co odróżnia spółkę z o.o. od spółki akcyjnej, w której członkowie zarządu działają kolegialnie, czyli razem).

Uchwały zarządu, jeżeli są wymagane, co do zasady zapadają bezwzględną większością głosów, czyli gdy ilość głosów „za” (podjęciem uchwały) jest większa niż połowa głosów oddanych. Regułę tę można modyfikować w umowie spółki.

W spółce z o.o. możliwe jest również przyznanie szczególnej pozycji prezesowi zarządu. Umowa spółki może bowiem przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jak również przyznawać prezesowi zarządu szczególne uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu.

Powyższe reguły generalnie nie mogą być modyfikowane. W szczególności nie jest możliwe różnicowanie uprawnień poszczególnych członków zarządu (za wyjątkiem przyznania szczególnych uprawnień prezesowi zarządu). Możliwy jest natomiast, na mocy umowy spółki, podział kompetencji pomiędzy członkami zarządu.

Zgromadzenie wspólników zarządza spółką w zakresie określonym przez przepisy prawa oraz postanowieniami umowy spółki. Wyraża się to w podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących funkcjonowania spółki. Umowa spółki może przy tym rozszerzać ustawowe uprawnienia zgromadzenia wspólników. Co bardzo ważne w praktyce, zgromadzenie wspólników (jak również wspólnicy głosujący poza zgromadzeniem) ma prawo wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących zarządzania spółką (inaczej niż w spółce akcyjnej, gdzie wydawanie zarządowi wiążących poleceń w tym zakresie jest wyraźnie wyłączone przez przepisy prawa).

Rada nadzorcza zarządza spółką, jeżeli takie uprawnienie przyznane jej zostanie w umowie spółki. Z reguły przyjmuje to postać wyrażania zgody na podjęcie określonych czynności przez zarząd. Rada nadzorcza – inaczej niż zgromadzenie wspólników – nie może jednak wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących zarządzania spółką.

Zarówno w przypadku zgromadzenia wspólników jak i rady nadzorczej, choć możliwe jest rozszerzanie ich uprawnień, nie może ono prowadzić do złamania podstawowych zasad podziału kompetencji, np. przyznania radzie nadzorczej większości kompetencji w zakresie zarządzania spółką.

Reprezentowanie spółki

Reprezentowanie spółki należy do zarządu. Jest to jego wyłączna kompetencja, której nie można przenieść na żaden inny organ spółki. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach wyłączone jest reprezentowanie spółki przez zarząd, np. w umowie z członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, to spółkę oczywiście reprezentuje ten jedyny członek zarządu (przysługują mu wówczas uprawnienia zarządu). Jeżeli natomiast zarząd jest wieloosobowy, to sposób reprezentowania określany jest w umowie spółki. Jeżeli umowa spółki nie określa sposobu reprezentowania spółki w takim przypadku, to zastosowanie znajdują reguły wynikające z przepisów prawa. Zgodnie z nimi w przypadku zarządu wieloosobowego do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Natomiast oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Niezależnie od postanowień umowy spółki prawo wymaga, aby przy pewnych czynnościach działali wszyscy członkowie zarządu. Dotyczy to np. zgłoszenia spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego albo wniosku o wpis przekształcenia spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.

Prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki i nie może ono zostać ograniczone ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. W praktyce więc nie można np. skutecznie zastrzec w umowie spółki, że członek zarządu ma prawo zawierać umowy jedynie do określonej kwoty albo że powyżej określonej kwoty musi działać łącznie z innym członkiem zarządu. Takie postanowienia mają jedynie skutek wewnętrzny, tzn. mogą rodzić odpowiedzialność członków zarządu, którzy działali wbrew tym regułom. Ich naruszenie nie wpływa jednak na skuteczność dokonanych czynności, np. ważność zawartych umów o wartości przekraczającej kwotę wskazaną w umowie spółki.

Należy jednak pamiętać, że niektóre czynności wymagają uzyskania przez zarząd uprzedniej zgody innego organu spółki. Należą do nich np. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa spółki oraz – jeżeli w umowie spółki nie postanowiono inaczej – nabycie i zbycie nieruchomości. Istotne jest, że jeżeli wymóg uzyskania takiej zgody wynika z ustawy, to jej brak powoduje nieważność czynności dokonanej przez zarząd.

Podział zysków

Wspólnicy mają prawo do zysku spółki z o.o. jedynie, gdy zgromadzenie wspólników przeznaczyło ten zysk do wypłaty wspólnikom. Oznacza to, że jeżeli zgromadzenie wspólników podejmie decyzję, że zysk nie będzie wspólnikom wypłacony, lecz zostanie przeznaczony na rozwój spółki, to wówczas wspólnicy generalnie nie mogą domagać się od spółki wypłaty tego zysku. Wspólnicy nie mają więc prawa do zysku spółki z o.o. automatycznie po zakończeniu roku obrotowego (jak to jest w spółkach osobowych).

Zysk, który jest przeznaczony do wypłaty wspólnikom, musi wynikać ze sprawozdania finansowego. Inaczej jednak niż w spółce akcyjnej, nie musi ono być zawsze badane przez biegłego rewidenta. Obowiązek ten istnieje jedynie wówczas, gdy spełnione są określone w przepisach o rachunkowości warunki dotyczące zatrudnienia, wartości aktywów i wysokości obrotów.

Zysk przeznaczony do wypłaty wspólnikom przez zgromadzenie wspólników nazywany jest dywidendą.

Regułą jest, że zysk spółki z o.o. rozdziela się między wspólników w stosunku do udziałów. O partycypacji w zysku decyduje więc ogólnie wartość wkładów do spółki (bo to ona wpływa zasadniczo na ilość i wartość udziałów).

W umowie spółki wspólnicy mogą jednak przewidzieć inne zasady podziału zysku, np. wprowadzić uprzywilejowanie pewnych udziałów w zakresie dywidendy albo przyznać prawo decydowania o podziale zysków innemu organowi niż zgromadzenie wspólników. Swoboda wspólników w tym zakresie jest jednak ograniczona przez przepisy bezwzględnie obowiązujące – np. nie można przyznać uprzywilejowania większego niż dopuszczalne przez prawo (czyli 150% dywidendy przypadającej na udziały nieuprzywilejowane).

Ważną zasadą jest, że dywidendę zasadniczo otrzymują wspólnicy, którym przysługiwały udziały w dniu podjęcia uchwały o podziale zysku. Jeżeli zostało to przewidziane w umowie spółki, zgromadzenie wspólników może określić inny dzień, na który ustala się wspólników uprawnionych do dywidendy, np. trzydziesty dzień po uchwale o podziale zysku (nie może on jednak być wyznaczony później niż w terminie dwóch miesięcy, licząc od dnia uchwały o podziale zysku). Dzień, na który określa się wspólników uprawnionych do dywidendy, nazywany jest dniem dywidendy.

W praktyce istotne jest, że zasadniczo niecała kwota zysku spółki z o.o. może być przeznaczona do podziału między wspólników. Należy ją bowiem każdorazowo pomniejszyć np. o niepokryte straty oraz o inne kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przeznaczone z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe. Z drugiej jednak strony może ona zostać powiększona o kwoty zysków z lat ubiegłych, które wcześniej nie były przeznaczone do wypłaty wspólnikom.

Wspólnicy mogą tez w umowie spółki przewidzieć wypłatę zaliczek na poczet dywidendy, upoważniając do tego zarząd spółki. Wypłata takich zaliczek jest jednak ograniczona przez prawo – przykładowo spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, wyłącznie wówczas gdy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk.

Zmiany zasad funkcjonowania

Zasady funkcjonowania spółki z o.o. mogą być modyfikowane przez jej wspólników. Dokonuje się tego przede wszystkim poprzez zmianę umowy spółki, która musi być dokonana w formie aktu notarialnego. Zmiana postanowień umowy spółki z o.o. co do zasady wymaga uchwały zgromadzenia wspólników podjętej większością dwóch trzecich głosów. W umowie spółki można wszakże przewidzieć surowsze wymogi dotyczące większości niezbędnej do podjęcia uchwały w omawianym zakresie.

W zakresie, w jakim pozwala na to prawo i zostało to przewidziane w umowie spółki, zasady funkcjonowania spółki mogą być również zmieniane mocą zwykłej uchwały wspólników (niebędącej zmianą umowy spółki).

Ponadto umowa spółki zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być również zmieniona, w zakresie postanowień zmiennych tej umowy (czyli alternatywnych postanowień wynikających z brzmienia wzorca umowy), w tym również co do wysokości kapitału spółki, przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki udostępnionego w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości. Warunkiem podjęcia takiej uchwały jest wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki z o. o. w tym trybie jest równoważne z uchwałą podjętą w formie aktu notarialnego.

Wycofanie się ze spółki

Wycofanie się wspólnika ze spółki z o.o. następuje z reguły poprzez zbycie przez niego przysługujących mu udziałów albo poprzez ich umorzenie.

Możliwość zbycia udziałów przez wspólnika jest zasadą, której nie można wyłączyć. W tym zakresie możliwe jest jedynie ograniczenie możliwości zbywania udziałów. Następuje to zasadniczo w umowie spółki.

Umorzenie udziałów polega na ich prawnym unicestwieniu. Może ono przybrać trzy różne postaci. Po pierwsze, umorzenie udziałów może nastąpić w sposób dobrowolny za zgodą wspólnika, w drodze zbycia jego udziałów na rzecz spółki w celu ich umorzenia. Po drugie umorzenie udziałów może także nastąpić w sposób przymusowy, wbrew zgodzie wspólnika, na mocy uchwały zgromadzenia wspólników. Umowa spółki musi w takiej sytuacji określać przesłanki i tryb umorzenia przymusowego. Po trzecie wreszcie umorzenie udziałów może nastąpić w sposób automatyczny – z chwilą zaistnienia określonego zdarzenia określonego w umowie spółki, np. z chwilą nadejścia określonej daty. Za umorzone udziały wspólnikowi zasadniczo należy się wynagrodzenie (może on jednak z niego zrezygnować).

Wspólnikowi nie przysługuje prawo wypowiedzenia umowy spółki (i wystąpienia z niej w ten sposób), jak to jest w przypadku wspólników spółek osobowych.

Rozwiązanie spółki

Rozwiązanie spółki to zdarzenie oznaczające ustanie jej bytu prawnego. Do rozwiązania spółki z o.o. prowadzą następujące zdarzenia: (1) przyczyny przewidziane w umowie spółki (np. upływ czasu, na który spółka została utworzona albo utrata koncesji wymaganej przez prawo), (2) uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, (3) ogłoszenie upadłości spółki oraz (4) inne przyczyny przewidziane przez prawo.

Odmiennie, niż to jest w spółkach osobowych, zdarzenia dotyczące wspólników, takie jak ich śmierć albo upadłość, zasadniczo nie prowadzą do rozwiązania spółki z o.o. Należy jednak mieć na uwadze, że w umowie spółki można takie zdarzenie (np. upadłość większościowego wspólnika) określić jako przyczynę rozwiązania spółki z o.o.

Spółka z o.o. może również zostać rozwiązana przez sąd na żądanie wspólnika lub członka organu spółki – jeżeli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo jeżeli zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki (np. długotrwały konflikt między wspólnikami o takiej samej liczbie głosów).

Zaistnienie powyższych zdarzeń nie powoduje automatycznie ustania bytu prawnego spółki z o.o. Ich bezpośrednią konsekwencją jest bowiem obowiązek przeprowadzenia najpierw postępowania likwidacyjnego.

Postępowanie likwidacyjne to proces, którego celem jest zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności, wypełnienie zobowiązań i upłynnienie majątku spółki. W trakcie likwidacji nowe interesy mogą być podejmowane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ukończenia spraw w toku. Spółka z o.o. będąca w likwidacji zachowuje osobowość prawną i dalej jest tą samą spółką. W związku ze zmianą jej celu (z prowadzenia przedsiębiorstwa na zakończenie działalności) zmienia się jednak wewnętrzna organizacja – m.in. musi się ona posługiwać nazwą z dodatkiem „w likwidacji”.

Likwidację prowadzą likwidatorzy, którymi co do zasady stają się członkowie zarządu. W granicach określonych celami likwidacji prowadzą oni sprawy spółki i reprezentują ją wobec osób trzecich.

Co bardzo istotne w praktyce, postępowanie likwidacyjne trwa co najmniej pół roku. Taka długość postępowania likwidacyjnego wynika z terminów narzucanych przez przepisy prawa. Przykładowo: na początku likwidacji trzeba wezwać wierzycieli spółki, aby zgłosili swoje wierzytelności, na co mają trzy miesiące od wezwania. Dodatkowo podział majątku spółki, który pozostaje po spłaceniu wierzycieli, może rozpocząć się dopiero po sześciu miesiącach, licząc od wezwania wierzycieli do zgłoszenia swoich roszczeń. Terminów tych nie można skrócić.

Inaczej, niż w przypadku spółek osobowych, wspólnicy spółki z o.o. nie mogą ustalić innego niż likwidacja sposobu zakończenia działalności spółki.

Rozwiązanie spółki z o.o. następuje po zakończeniu likwidacji z chwilą jej wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego.

Spółka z o.o. ulega rozwiązaniu również w konsekwencji jej połączenia z inną spółką handlową oraz podziału spółki przez rozdzielenie jej majątku na inne spółki. W tych przypadkach skutek rozwiązania następuje bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Oprócz tego spółka z o.o. ulega wykreśleniu z Krajowego Rejestru Sądowego w wyniku jej przekształcenia w inną spółkę handlową. W tym ostatnim przypadku nie traci ona wszakże swojego bytu prawnego, lecz kontynuuje go w zmienionej formie prawnej.