Prokura to szczególny rodzaj bardzo szerokiego pełnomocnictwa. Upoważnia ona do podejmowania większości czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Powoduje to, że prokura jest praktyczna a więc atrakcyjna w obrocie gospodarczym. Z powstaniem prokury wiąże się jednak kilka ważnych wymagań.
Prokura nie dla wszystkich.
W aktualnym stanie prawnym zakres stosowania prokury jest dość ograniczony. Prokurenta może bowiem powołać jedynie przedsiębiorca wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W praktyce są to więc przede wszystkim spółki handlowe – zarówno osobowe jak i kapitałowe (ale też np. spółdzielnie). Planowane jest wszakże rozszerzenie tej możliwości na przedsiębiorców jednoosobowych (tj. wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).
Ważne także, że prokurentem – inaczej niż zwykłym pełnomocnikiem – może być wyłącznie osoba fizyczna. Kandydat na prokurenta musi mieć przy tym pełną zdolność do czynności prawnych. Nie ma jednak wymogu, aby wcześniej nie było on karany za określone przestępstwa, jak to wymagane wobec członków zarządu.
Galimatias pojęciowy.
Czytając o prokurze, można spotkać się z kilka określeniami dotyczących jej powstania, co może niekiedy dezorientować. W praktyce używane są bowiem – często nieprecyzyjnie i niekonsekwentnie – następujące zwroty: „powołanie” prokurenta, „ustanowienie” prokurenta lub prokury oraz „udzielenie” prokury”. Problemu nie rozwiązuje fakt, że sam ustawodawca nie jest konsekwentny w tym zakresie i pojęcia te często stosuje zamiennie.
Powołanie (ustanowienie) prokurenta.
W większości przypadków uznaje się, że powołanie lub ustanowienie prokurenta to tzw. decyzje wewnętrzne o tym, że dana spółka chce być reprezentowana przez prokurenta oraz kto i na jakich zasadach ma być tym prokurentem. W tym znaczeniu powołanie lub ustanowienie prokurenta nie prowadzi jeszcze do powstania prokury. To znaczy, że nie ma jeszcze osoby, która prawnie może reprezentować spółkę jako prokurent. Powołanie (ustanowienie) prokurenta w przypadku spółek następuje zasadniczo w formie odpowiedniej uchwały wspólników (w spółkach osobowych) albo członków zarządu (w spółkach kapitałowych).
Trzeba przy tym pamiętać, że zasadą jest, iż powołanie (ustanowienie) prokurenta wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (w spółkach osobowych) albo zgody wszystkich członków zarządu (w spółkach kapitałowych). Umowa lub statut spółki mogą wszakże przewidywać odmienne zasady w tym zakresie (choć istnieją też poglądy, że takich odmiennych zasad nie można przyjąć w przypadku spółki akcyjnej). Co więcej niezachowanie tych wymogów nie skutkuje nieważnością lub wadliwością prokury.
Udzielenie prokury.
Do powstania prokury dochodzi natomiast na skutek jej „udzielenia” (wówczas mamy osobę, która prawnie może reprezentować spółkę jako prokurent). Udzielenie prokury następuje poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia przez osoby uprawnione do reprezentowania danego przedsiębiorcy. Przykładowo – przez członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki z o.o. Dość powszechnie uznaje się, że prokury nie może jednak udzielić już wcześniej powołany prokurent.
Istotne jest, że udzielenie prokury musi – dla swej ważności – nastąpić zasadniczo na piśmie. Oznacza to, że oświadczenie o udzieleniu prokury musi być własnoręcznie podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki udzielającej prokurę. Można to nastąpić również w formie elektronicznej, jeżeli takie oświadczenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie oświadczenie elektroniczne jest bowiem równoważne z zachowanie formy pisemnej.
Dwa etapy a w praktyce jeden.
Powyżej opisane rozróżnienie między powołaniem (ustanowieniem) a udzieleniem prokury powoduje, że teoretycznie można mówić o dwóch etapach powstawania prokury. Najpierw wszyscy wspólnicy albo wszyscy członkowie powołują (ustanawiają) prokurenta. Następnie osoba lub osoby uprawnione do reprezentacji udzielają prokury.
Takie teoretycznie podejście jest oczywiście całkowicie nieżyciowe. Dlatego w praktyce obydwa etapy z reguły obejmuje się jednym dokumentem, który obejmuje uchwałę o powołaniu (ustanowieniu) prokurenta i oświadczenie o udzieleniu prokury. Można także jedną uchwałą objąć obydwa te etapy. Należy jednak pamiętać, aby w treści takiej uchwały znalazło się wówczas sformułowanie o „udzieleniu” prokury, tak aby sąd rejestrowy nie miał wątpliwości co do jej znaczenia. Co również praktyczne i o czym warto pamiętać, w takiej uchwale można od razu zamieścić zgodę prokurenta na jego powołanie. Taka zgoda jest bowiem konieczna dla zarejestrowania prokury w KRS.
Praktyczne podejście podejmowania jednej uchwały wykazał też ustawodawca, tworząc możliwość ustanowienia i udzielenia prokury w internecie przy wykorzystaniu wzorca uchwały określonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Podjęcie takiej jednej uchwały załatwia wszystkie formalności i powoduje powstanie prokury. Także w tym przypadku uchwała powinna być opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi albo podpisami potwierdzonymi profilem zaufanym ePUAP, co powoduje że jest ona równoważna z uchwałą w formie pisemnej. Możliwość udzielenia prokury przez internet dotyczy jednak wyłącznie spółek, które zostały zawarte internetowo przy wykorzystaniu wzorca umowy, czyli aktualnie spółki jawnej, komandytowej i spółki z o.o.
Ciekawostką jest, że opisany wzorzec posługuje się pojęciem „uchwała o udzieleniu prokury”, ale w jego treści mowa jest wyłącznie o „ustanowieniu” prokurenta. Potwierdza to wspominany wcześniej chaos terminologiczny.
Obowiązek wpisu do KRS
Prokura obowiązkowo powinna być zarejestrowana w KRS. Wpis prokury do KRS nie ma co prawda charakteru konstytutywnego, tzn. wpis nie powoduje powstania prokury (do którego dochodzi już w momencie jej udzielenia), lecz tylko oficjalnie ją potwierdza. Jednak zaniechanie takiego wpisu zagrożone jest grzywną, którą nakłada sąd rejestrowy. Grzywna taka może być ponawiana aż do momentu wyegzekwowania obowiązku wpisu prokury do KRS.
Do wniosku o zarejestrowanie prokury co do zasady należy dołączyć oświadczenie prokurenta obejmujące zgodę na jego powołanie oraz jego adres do doręczeń. Oświadczenia prokurenta obejmujące jego zgodę na powołanie nie jest jednak konieczne, jeżeli zgoda prokurenta została wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który go powołał.
Autor: Maciej Pniewski, radca prawny
