Pod koniec stycznia 2018 r. uchwalono przepisy, które zmieniają zasady sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Na ich mocy ustawodawca wprowadził elektroniczne sprawozdania finansowe. Większość zmian będzie mieć zastosowanie począwszy od sprawozdań finansowych za rok 2018. Niektóre nowe reguły będą jednak obowiązywać już w odniesieniu do sprawozdań za rok 2017.
Przeciążone sądy przyczyną zmian.
Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) prowadzące pełną księgowość mają obowiązek corocznego sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych do KRS. Zgodnie z aktualnymi jeszcze przepisami składa się je do KRS w formie papierowej, a sąd rejestrowy następnie dokonuje wzmianki o złożeniu takiego sprawozdania. Następuje to zazwyczaj w okresie od maja do września każdego roku, co jest przyczyną paraliżu sądów rejestrowych w tym okresie. Dążąc do odciążenia sądów, ustawodawca postanowił o przejściu na elektroniczną formę sprawozdań finansowych. Nowe regulacje dotyczą przy tym na razie tylko przedsiębiorców wpisanych do KRS.
Roczne sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej.
Podstawową zmianą jest wprowadzenie obowiązku sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe będzie musiało zostać sporządzone w odpowiednim formacie danych oraz zgodnie z odpowiednią strukturą logiczną udostępnionymi przez Ministra Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie obsługującego go urzędu. Tak sporządzone sprawozdanie finansowe będzie musiało zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Co z innymi dokumentami sprawozdawczymi?
Wynikiem przyjęcia koncepcji sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej jest zmiana również dalszych przepisów, które stanowią, że obok sprawozdań finansowych, w postaci elektronicznej muszą zostać sporządzone także sprawozdanie z działalności jednostki oraz sprawozdanie z badania biegłego rewidenta.
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno zostać podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Natomiast sprawozdanie z badania może zostać podpisane przez biegłego rewidenta wyłącznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zmiany opisane w dwóch powyższych akapitach wejdą w życie dnia 1 października 2018 r.
Składanie sprawozdań finansowych w ramach jednolitego pliku kontrolnego.
Jednak już od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe winno być zgłoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w formacie jednolitego pliku kontrolnego w strukturze określonej przez Ministra Finansów. Zgłoszenie takie będzie musiało zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez przynajmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentowania spółki i wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS. W okresie przejściowym (do 30 września 2018 r.) sprawozdanie finansowe oraz inne dokumenty sprawozdawcze przesyłane w ten sposób mogą mieć jeszcze formę elektronicznych skanów dokumentów sporządzonych w tradycyjnej formie papierowej (a nie formę „czysto” elektroniczną, jak to opisano w akapicie poprzedzającym). Do zgłoszenia będzie trzeba ponadto dołączyć oświadczenie, że składane dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.
Pozytywna weryfikacja elektronicznego zgłoszenia będzie skutkowała automatycznym zamieszczeniem w rejestrze przedsiębiorców odpowiedniej wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych spółki. Ponadto, wpis tej wzmianki – inaczej niż dotychczas – nie będzie podlegał opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Oznacza to, że złożenie dokumentów za dany rok obrotowy spółki w postaci elektronicznej nie będzie skutkowało wszczęciem postępowania sądowego tak, jak ma to miejsce obecnie. Sąd rejestrowy nie będzie uczestniczył w tych czynnościach ani kontrolował treści dokumentów na wstępnym etapie ich składania.
Elektroniczne poświadczenie dokumentów dołączonych do sprawozdania.
Wraz ze sprawozdaniem finansowym do KRS składa się również inne dokumenty, takie jak uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te w okresie przejściowym od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r. będą przesyłane w formie elektronicznych skanów razem ze składanym w ten sposób sprawozdaniem finansowym.
Od 1 października 2018 r. dokumenty dołączane do elektronicznego sprawozdania finansowego będą natomiast elektronicznie poświadczane za zgodność z oryginałem z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.
Repozytorium dokumentów finansowych.
Dokumenty finansowe składane w postaci elektronicznej będą zamieszczane w systemie teleinformatycznym, jakim będzie repozytorium dokumentów finansowych (a nie jak dotychczas w aktach rejestrowych w KRS danego podmiotu). Repozytorium dokumentów finansowych powstanie dla każdego podmiotu z chwilą pierwszego złożenia w nim dokumentów finansowych, a więc począwszy od 15 marca 2018 r. Dostęp do repozytorium będzie powszechny i bezpłatny dla każdego zainteresowanego.
Brak obowiązku złożenia sprawozdania do Urzędu Skarbowego.
Od 1 października 2018 roku dokumenty finansowe zamieszczane w repozytorium będą przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Tym samym zniesiony zostanie obowiązek osobnego składania przez podmioty wpisane do KRS sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego.
Zastosowanie zmian.
Omawiane zmiany częściowo wchodzą w życie 15 marca 2018 r., a częściowo dopiero 1 października 2018 r., co powoduje pewne zawieszanie. Sprawozdanie finansowe za rok 2017 będzie już bowiem częściowo objęte omawianą nowelizacją. Dla lepszej orientacji w nowych przepisach przedstawiamy więc podsumowanie zmian dla sprawozdań finansowych za rok 2017 oraz za rok 2018 i lata następne:
Sprawozdanie finansowe za rok 2017 (do dnia 1.10.2018 r.):
- może być sporządzane w formie papierowej,
- składane wraz z innymi dokumentami sprawozdawczymi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (sprawozdanie i pozostałe dokumenty mogą mieć formę skanów dokumentów papierowych),
- złożenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP,
- wraz ze złożeniem powstaje repozytorium dokumentów finansowych podmiotu składającego,
- składane odrębnie do urzędu skarbowego w formie papierowej.
Sprawozdanie finansowe za rok 2018 i lata następne:
- sporządzane elektronicznie (w odpowiednim formacie danych i strukturze logicznej),
- opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem ePUAP,
- sprawozdanie z działalności jednostki sporządzane w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem ePUAP,
- sprawozdanie z badania biegłego rewidenta sporządzane w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
- złożenie również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP,
- elektroniczne poświadczenie za zgodność z oryginałem dokumentów składanych łącznie ze sprawozdaniem finansowym – uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty,
- wraz ze złożeniem powstaje repozytorium dokumentów finansowych dla podmiotu składającego,
- dokumenty finansowe przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych – brak obowiązku osobnego składania do urzędu skarbowego.
Autor: Ewelina Rój
